כאשר אתם מנהלים עסק קטן או בינוני, כל שעה משעות היום חשובה, אפילו כל דקה. אך עם רשימת מטלות אינסופית על שולחנכם ומשאבים מוגבלים בידיכם, כיצד מבטיחים שכל המטלות יבוצעו ובאופן הנכון? בכל הקשור לתפעול עסק קטן, יעילות היא שם המשחק. למרבה המזל, בעזרת מספר כלים ושיטות תוכלו לייעל את העסק שלכם ולפנות זמן לטובת התמקדות בעבודה נטו. אז אם אתם בעלי עסק קטן או בינוני, מומלץ לכם להכיר ולהטמיע את חמש הדרכים שריכזנו עבורכם לטובת התייעלות העסק.
- בנו תוכנית עסקית – עסק בלי תוכנית עסקית הוא כמו ספינה נטולת הגאים. תוכנית עסקית היא יותר מהשקעה בעתיד החברה שלכם; היא מגדירה את מטרות העסק, מציבה מטרות קצרות וארוכות טווח, מחדדת תחומי אחריות ומסייעת להכווין אתכם ואת הצוות שלכם לתיעדוף ומיקוד בכל מה שבאמת חשוב לעסק. הקפידו לייעל את תהליך בניית התוכנית העסקית. בנו תוכנית שקל לעשות בה שימוש, הבינו כי היא דינמית והקצו מספיק זמן בכדי לסקור ולבקר אותה באופן שוטף. עקבו אחר ההתקדמות ונתחו את התוצאות בפועל לעומת התוצאות המתוכננות. ההחזר על ההשקעה שלכם יהיה שיפור בניהול פרויקטים ואנשים, בקבלת החלטות, בלקיחת אחריות, ובמיקסום ביצועים ורמת פרודוקטיביות.
- דעו מתי להשתמש במיקור חוץ – כל בעל עסק קטן יודע שניהולו מצריך ביצוע מטלות רבות במקביל. בעוד התעסקות בתחומים רבים עשויה להיראות טוב על הנייר, בפועל היא עלולה להוביל ליותר מדי משימות חצי עשויות. ההכרה בצורך לבצע עבודה על ידי גוף חיצוני הינה חלק חיוני של ניהול אפקטיבי. היתרון הגדול ביותר של השקעה זו, הוא שאתם משלמים על מומחיות מבלי להתפשר על האיכות. בכל הקשור לאיתור הזדמנויות עסקיות, למשל, הרי שאין מקור טוב יותר למציאת הזדמנויות שכאלה מאשר מכרזים. במידה ואין לכם את הכלים הנדרשים לאיסוף מידע על מכרזים, תמיד ניתן לפנות למומחים בתחום, כמו "יפעת מכרזים" אשר מתמחה באיתור וקטלוג של אלפי מכרזים פומביים ובלעדיים והעברתם על בסיס יומי למנוייה. בדרך זו מבטיחים לעצמם אלפי לקוחות החברה בקטגוריות ובתחומי פעילות שונים במשק, שהם לא מפספסים הזדמנויות עסקיות להגדלת מחזורים ומכירות.
- מעקב אוטומטי אחרי ניהול הזמן בעסק – מעקב אוטומטי אחר ניהול הזמן מאפשר לכם לדעת בדיוק כיצד הזמן מנוצל בעסק, מבלי לבזבזו במסגרת התהליך. עם סקירה מדויקת של כל פעילות, החל מהזמן המושקע בשיחות עם לקוחות ועד למכירות או לעריכת הצעות מחיר, תקבלו מושג לגבי הזמן המושקע בכל פרויקט, לקוח ואדמיניסטרטור. כאן תוכלו לגלות תהליכים פגומים או בלתי יעילים ולתקנם למיטוב הפעולות. דו"ח מלא ומדויק על אופן חלוקת הזמן בעסק שלכם, יאפשר גם לחייב לקוחות במדויק ובשקיפות, כך שאיש לא ישאל מה נעשה עם שארית התקציב. הואיל ואפליקציות רבות המיועדות למעקב אחר ניהול הזמן, אינן מצריכות הזנה ידנית של השעות והדקות בהן בוצעה עבודה, נותר לכם זמן רב יותר להיות פרודוקטיביים, ויחסוך לכם ולצוותכם משימה מייגעת בסופו של כל שבוע עבודה ארוך.
- שימוש בתוכנת שיתוף פעולה מרוכזת – החל מתקשורת וחשבונאות פנימית ועד לשיווק ותזמון אימיילים, כמעט לכל תחום יש אפליקציה ייעודית. נצלו את פלאי הטכנולוגיה בכדי להוציא את הזמן והעבודה הקשה מהמשימות הקטנות. אפליקציות צ'ט מסוימות הן אידיאליות לשמירה על קשר עם הצוות כאשר כולם תקועים בבית בשל פגעי מזג האוויר, למשל; ותוכנות לניהול פרויקטים שומרות על תהליכי עבודה מסודרים ומאפשרות להקצות עבודות, לעקוב אחר ההתקדמות ולהשאיר משוב באמצעות כרטיסים דיגיטליים; תוכנת ענן חיונית לשמירה על אבטחת כל הנתונים שלכם במקום אחד (וגם הצמצום בשימוש בנייר הוא ידידותי לסביבה). בנוסף, חפשו תוספות היוצרות תבניות דוא"ל, מתזמנות קמפיינים ומפיקות דו"חות, בכדי להתחבר בצורה יעילה יותר לרשימת התפוצה שלכם.
- השקיעו בפיתוח מיומנויות – העובדים שלכם לא אמורים להתמחות בכל המקצועות (אם כי בעסק קטן זה בהחלט יכול להיות גליק גדול). זהו היכן שוכנות נקודות החוזק והחולשה של הצוות שלכם, עודדו אותם ואפשרו להם לפתח מיומנויות בתחומים אלה. מדובר לא רק במיזם מתגמל; פיתוח כישורי העובדים שלכם נותן להם יתרון ומעורר אותם לפרודוקטיביות רבה יותר. השקעה בכישרונות של העובדים שלכם מאפשרת לכם גם להאציל סמכויות בצורה אפקטיבית, כך שתוכלו לפנות את זמנכם ולהעביר אחריות ותחושת אמון הדדי לחברי הצוות שלכם.